AI wordt pas interessant als het onderdeel wordt van je werkproces

AI wordt pas interessant als het onderdeel wordt van je werkproces
Als je de afgelopen maanden een beetje hebt opgelet, dan lijkt het soms alsof AI alleen maar draait om sneller werken. Je ziet voorbeelden van mensen die in een paar seconden een e-mail schrijven, een offerte laten opstellen of een vergadering laten samenvatten. Begrijp me niet verkeerd, dat is allemaal ontzettend handig en het levert ook echt tijd op. Maar hoe meer ik me ermee bezighoud, hoe sterker ik het gevoel krijg dat we ons vooral richten op de verkeerde vraag.

De vraag is namelijk niet hoe AI een taak sneller kan uitvoeren. De vraag is hoe AI ervoor kan zorgen dat je werkproces slimmer wordt ingericht.

Dat is een wezenlijk verschil.

Tijdens mijn jaren als ondernemer heb ik gemerkt dat de meeste tijd niet verloren gaat aan ingewikkelde werkzaamheden. Juist de kleine, terugkerende handelingen zorgen ervoor dat een werkdag ongemerkt volloopt. Na een klantgesprek werk je je aantekeningen uit, vervolgens schrijf je een offerte, daarna zet je de belangrijkste informatie in je CRM en een paar dagen later zoek je dezelfde gegevens opnieuw op omdat er een vervolgafspraak gepland staat. Op zichzelf lijken dat logische stappen. Sterker nog, zo werken de meeste bedrijven.

Kansen voor AI

Maar als je er met een beetje afstand naar kijkt, zie je iets opvallends. Dezelfde informatie wordt meerdere keren verwerkt, door verschillende mensen en in verschillende systemen. Niet omdat iemand dat zo bedacht heeft, maar omdat processen in de loop der jaren nu eenmaal zo zijn gegroeid. Er kwam ooit een CRM-systeem bij, later een projectomgeving en ondertussen ontstonden er allerlei tussenstappen die op dat moment logisch waren. Niemand stelt daar nog vragen over, omdat het de normale manier van werken is geworden.

Juist daar zie ik de grootste kans voor AI.

Niet omdat AI een offerte kan schrijven of een e-mail kan opstellen. Dat zijn leuke toepassingen en voor veel bedrijven een prima eerste stap. Maar de echte waarde ontstaat pas wanneer AI niet meer iets is wat je af en toe gebruikt, maar onderdeel wordt van het proces zelf en een tweede brein creert waarvanuit je kan gaan werken.

Stel je eens voor ....

Stel je eens voor dat een accountmanager een gesprek voert met een klant. De belangrijkste informatie uit dat gesprek wordt automatisch vastgelegd, de actiepunten worden direct gekoppeld aan het CRM, er ontstaat alvast een eerste opzet voor de offerte en de projectleider ontvangt automatisch een complete overdracht zodra de opdracht doorgaat. Niet omdat iemand op vier verschillende plekken dezelfde informatie heeft ingevoerd, maar omdat het proces zo is ingericht dat informatie maar één keer hoeft te worden vastgelegd en vervolgens op de juiste momenten beschikbaar is voor iedereen die ermee werkt. 

Ik zie deze verbetering ook bij het neerzetten van een merkkompas. Richting vasthouden vanuit een merk is ontzettend moelijk. In no-time is er onduidelijkheid over de richting, niet geborgt, of komen persoonlijk mening en onderlingen irritanties binnen een MT om de hoek kijken. Terwijl zij de beslissers zijn.

Eén keer vastleggen, een tweede brein voor je organisatie creeren, hiervanuit AI voor je laten werken. Aangestuurd worden in plaats van aansturen. Uiteraard wel veilig ;-). Dat is voor mij de essentie van AI.

Niet sneller typen.

Niet betere prompts schrijven.

Maar slimmer omgaan met informatie.

Wat opvalt

Wat me daarbij opvalt, is dat veel ondernemers nog steeds denken dat AI vooral interessant is voor grote organisaties met een eigen IT-afdeling. Mijn ervaring is eigenlijk precies het tegenovergestelde. Juist mkb-bedrijven hebben vaak processen die organisch zijn gegroeid. Er is ooit een extra Excel-bestand gemaakt omdat dat op dat moment handig was, iemand heeft een eigen manier ontwikkeld om offertes op te slaan en een ervaren medewerker weet precies welke informatie belangrijk is voor een project, maar die kennis zit alleen in zijn hoofd. Dat werkt prima, totdat iemand ziek wordt, met vakantie gaat of besluit ergens anders te gaan werken.

Volgens mij zit daar de echte uitdaging voor de komende jaren. Niet in de vraag welke AI-tool je moet gebruiken, maar in de vraag hoe je ervoor zorgt dat kennis, informatie en processen slimmer door je organisatie bewegen. AI is daarbij geen doel op zich en ook geen wondermiddel. Het is een technologie die het mogelijk maakt om werkprocessen opnieuw te ontwerpen, zonder dat mensen daar ingewikkelder van hoeven te werken.

Misschien is dat ook wel de reden waarom ik vaak zeg dat je niet met AI moet beginnen, maar met je processen. Loop eens een offerteaanvraag, een serviceverzoek of een projectoverdracht stap voor stap door en vraag jezelf af waar dezelfde informatie meerdere keren wordt ingevoerd, waar collega's afhankelijk zijn van kennis die alleen in het hoofd van één medewerker zit en welke handelingen eigenlijk vooral bestaan uit het kopiëren en verplaatsen van informatie. Op die momenten wordt ineens duidelijk dat de grootste winst niet zit in één slimme AI-toepassing, maar in een proces dat gewoon beter is ingericht.

En misschien is dat wel de belangrijkste ontwikkeling die AI ons gaat brengen. Niet dat we harder of sneller gaan werken, maar dat we eindelijk kritisch durven kijken naar de manier waarop we al jaren werken. Want uiteindelijk is dat waar ondernemers het meeste aan hebben: processen die logisch zijn ingericht, kennis die beschikbaar blijft en meer tijd om bezig te zijn met het werk waar ze echt waarde toevoegen.